Comment rédigez un compte-rendu de réunion DP et collaborer avec les meilleurs experts en rédaction

Transcription, compte-rendu de réunion et procès-verbaux
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Comment rédigez un compte-rendu de réunion DP et collaborer avec les meilleurs experts en rédaction

Que dit la loi concernant la rédaction du compte-rendu de réunion de DP ? Le PV de réunion est rédigé par le secrétaire du CE. Son compte-rendu doit être transmis sous quinze jours à l’employeur. Le délai est raccourci en cas de licenciement économique ou en cas de redressement et liquidation judiciaire. Externaliser la rédaction du compte-rendu de réunion des délégués du personnel est recommandé pour disposer rapidement d’un document professionnel, fidèle aux échanges et tout de suite exploitable par les élus.

 

Compte-rendu réunion DP, la trace écrite

 

Le procès-verbal de la réunion des délégués du personnel

 

Les délégués du personnel sont réunis au moins une fois par mois par l’employeur.

Afin de conserver une trace écrite des débats et des échanges qui ont eu lieu entre l’employeur et les représentants du personnel, il est conseillé de rédiger un procès-verbal.

Pour autant, bien qu’il soit fortement conseillé de rédiger un tel document, la loi ne l’impose pas. Les délégués du personnel et l’employeur peuvent se contenter de tenir le registre spécial obligatoire. La rédaction d’un procès-verbal n’est donc pas obligatoire, nonobstant des dispositions conventionnelles ou usage prévoyant cette formalité.

Toutefois, conserver une trace écrite de l’ensemble des discussions et délibérations peut être judicieux et opportun, notamment pour des raisons de preuve, mais également pour retracer et mémoriser ce qui s’est dit.

 

Pourquoi rédiger un procès-verbal ? Qui le rédige ?

 

Bien que l’établissement d’un procès-verbal après chaque réunion soit facultatif, il est préférable d’en établir un pour plusieurs raisons :

  • Ce document synthétisera l’ensemble des discussions et délibérations ayant eu lieu au cours de la réunion ;
  • Il rapportera les décisions de l’employeur qui devra s’y soumettre.

 

En effet, un compte-rendu rédigé à la suite d’une réunion des délégués du personnel peut servir à établir l’existence d’un engagement unilatéral de l’employeur lorsqu’il est dépourvu d’ambiguïté – Cass. Soc. 28 février 1996, n°92-45334

Aucune personne déterminée n’est chargée par la loi d’établir le procès-verbal.

Il semble toutefois logique que l’un des délégués du personnel l’établisse et que chaque membre présent le contresigne, ainsi que l’employeur, afin de s’assurer de l’approbation de ce procès-verbal par chacun.

Le secrétaire rédige le compte-rendu final. Il a le droit d’externaliser la conversion de l’enregistrement en texte par une agence experte en rédaction de compte-rendu comme Points-et-virgules.

Bon à savoir : compte-rendu réunion DP, quelle longueur ?

La longueur des comptes-rendus diffère selon les situations et les types d’organisations. Parfois, en cas d’urgence, un « Relevé de décisions » ou un « PV de réunion » est diffusé dans les jours qui suivent la réunion.

Et ultérieurement, un compte rendu détaillé reprendra la transcription exhaustive, à partir d’enregistrements audio ou de prise de notes, des propos engagés lors des différents points de l’ordre du jour. Un compte-rendu exhaustif est par la suite soumis à l’approbation des membres du conseil.

L’objectif du compte-rendu est de permettre à toute personne n’ayant pas assisté à la séance de se la représenter de façon significative : connaître ce qui a été divulgué, ce qui s’est décidé, et dans quelle atmosphère.

Conserver un écrit d’une réunion est utile pour s’y référer en cas de contestation ou de doute.

Thèmes étudiés lors des réunions des délégués du personnel ?

Tout au long de l’année, les délégués du personnel sont donc régulièrement réunis par l’employeur et c’est l’occasion de débattre de bon nombre de sujets correspondants à leurs attributions.

Ainsi, lors des réunions de l’instance sont évoqués les sujets suivants :

  • Les congés payés (1) ;
  • La contrepartie (aux heures supplémentaires) obligatoire en repos : les délégués sont consultés lorsque l’employeur rejette une demande du salarié quant à la prise de repos (2) ;
  • L’inaptitude d’origine professionnelle (c’est-à-dire suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle) d’un salarié (3) ;
  • Les arrêts de travail en cas d’intempéries dans le BTP (4) ;
  • Le licenciement pour motif économique (5) ;
  • La mise en place de la délégation unique du personnel (6) ;
  • L’utilisation du crédit d’impôt compétitivité emploi, dans les entreprises de moins de 50 salariés (7).

 

  1. Articles L3141-13 et L3141-20 du Code du travail
  2. Article D3121-11 du Code du travail
  3. Article L1226-10 du Code du travail
  4. Article L5424-9 du Code du travail
  5. Article L1233-8 du Code du travail
  6. Article L2326-1 du Code du travail
  7. Article L2313-7-1 du Code du travail

 

Quelles informations retranscrire dans le procès-verbal ?

Le compte-rendu est un document professionnel qui relate de la manière la plus neutre possible des faits, des activités, des propos échangés lors d’une réunion. Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à chaud ». Aujourd’hui les enregistrements permettent d’externaliser la rédaction du compte-rendu, un exercice chronophage. Le secrétaire peut alors contextualiser le document sans erreur.

 

Il n’existe aucune mention obligatoire dans le procès-verbal de réunion des délégués du personnel. Le contenu est laissé à la totale appréciation du rédacteur.

Certaines mentions s’y retrouvent cependant de manière habituelle :

  • Le lieu, la date, l’heure de commencement et l’heure de fin de la réunion ;
  • Le nom des personnes présentes et leur titre, les absences excusées ;
  • Les points inscrits à l’ordre du jour.

 

Le procès-verbal des réunions de délégués du personnel doit reprendre les avis et positions exprimés par chacun pendant la réunion.

Il peut soit reprendre l’intégralité des discussions (ce qui peut être difficile, notamment en raison du fait que les enregistrements des réunions des délégués du personnel ne sont pas autorisés par la loi. La loi Rebsamen du 17 août 2015 n’a offert cette possibilité qu’aux réunions du comité d’entreprise), soit les résumer.

Ainsi, le procès-verbal peut notamment contenir :

  • Les questions présentées à l’employeur par les délégués du personnel ;
  • Les réponses apportées par ce dernier aux questions.

 

Si le procès-verbal est destiné à être diffusé, il ne doit pas mentionner d’informations liées à une obligation de discrétion, ainsi que des propos diffamatoires ou injurieux, et des informations qui pourraient porter atteinte à la vie privée.

 

La rédaction d’un procès-verbal est-elle obligatoire pour chaque réunion des délégués du personnel ?

 

Contrairement aux procès-verbaux des réunions du CE, aucun texte de loi n’impose l’établissement d’un procès-verbal après chaque réunion des délégués du personnel.

Seuls certains cas particuliers nécessitent la rédaction obligatoire d’un procès-verbal après la réunion.

Par exemple, dans les entreprises comportant moins de 50 salariés, les délégués du personnel doivent être consultés par l’employeur qui envisage un licenciement collectif pour motif économique.

Dans ce cas, un procès-verbal doit être établi et être transmis à l’autorité administrative compétente.

 

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Réunions des délégués du personnel, ce que dit la loi

Voilà ce que nous précise www.juritravail.com : Comme l’indique l’ordonnance du 22 septembre 2017 citée en référence, une instance unique de dialogue social – le comité social et économique (CSE) – se substitue aux trois instances de représentation du personnel (IRP) que sont les délégués du personnel (DP), le comité d’entreprise (CE) et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et ce, jusqu’à leur disparition.

 

Les délégués du personnel et l’employeur se réunissent à trois occasions :

 

  • Selon l’Article L2315-8 du Code du travail, les DP sont accueillis collectivement par l’employeur au moins une fois par mois (1) ; au cours de ces réunions mensuelles sont évoqués les problèmes collectifs ayant trait aux conditions de travail. C’est l’occasion pour les délégués du personnel, de soumettre à l’employeur les questions et revendications des salariés de l’entreprise.

Un délit d’entrave peut être constaté si l’employeur ne réunit pas chaque mois les délégués du personnel, sauf, bien entendu, si l’absence de réunion relève d’un cas de force majeure.

 

  • En cas d’urgence, ils sont reçus sur leur demande ; soit individuellement, soit par catégorie, soit par atelier, service ou spécialité professionnelle, selon les questions qu’ils ont à traiter. L’administration a eu l’occasion de préciser que l’urgence peut naître d’un conflit, d’un problème de sécurité à résoudre rapidement qui nécessitent une prise de décision immédiate et ne peut attendre la prochaine réunion.

 

A noter

L’employeur spécifie la date de la réunion mensuelle des délégués du personnel, et ce, suffisamment à l’avance pour permettre à ces derniers de transmettre leurs réclamations par écrit.

Participent à la réunion : les délégués du personnel, l’employeur et d’éventuels assistants.

A noter

Les délégués du personnel bénéficient d’une protection particulière contre le licenciement et, plus généralement, contre toute rupture ou modification de leur contrat de travail à l’initiative de l’employeur.

 

Loi : réunion des délégués du personnel

Qui participe à la réunion des délégués du personnel ?

 

Les délégués du personnel suppléants peuvent assister aux réunions avec les délégués du personnel titulaires et les employeurs – Article L2315-10 du Code du travail.

La réunion est exclusivement réservée aux délégués du personnel. Il n’est pas possible pour l’employeur de prendre la décision de réunir en même temps le comité d’entreprise et les délégués du personnel – Cass. Crim. 12 mars 1970, n°69-91317. Bien évidemment, les réunions des instances peuvent être organisées le même jour, mais avoir lieu les unes à la suite des autres en faisant bien la distinction entre chacune d’entre elles et en invitant uniquement les représentants du personnel concernés. Seule la mise en place d’une délégation unique du personnel permet de réunir à la fois les délégués du personnel, les membres du comité d’entreprise et du CHSCT, tout en veillant bien sûr à ce que la réunion de chacune de ces instances se déroule l’une à la suite de l’autre.

 

Les délégués du personnel et l’employeur peuvent-ils se faire assister à l’occasion des réunions de l’instance ?

 

Délégués du personnel et employeur peuvent être assistés, mais sous certaines conditions.

Les délégués du personnel peuvent, sur leur demande, se faire assister d’un représentant d’une organisation syndicale. Il peut s’agir soit d’un :

  • Salarié désigné par le syndicat auquel il adhère ;
  • Délégué syndical désigné par la section syndicale existant dans l’entreprise ;
  • Représentant syndical qui n’appartient pas à l’entreprise.

 

Les juges ont précisé que les délégués du personnel peuvent se faire assister d’un seul représentant, ou bien d’un représentant par confédération syndicale – Cass. Soc. 28 janvier 2015, n°13-24242.

 

Pendant ces réunions, l’employeur peut se faire assister par des collaborateurs – Article L2315-8 du Code du travail. Toutefois, ensemble, ils ne peuvent être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires.

Ainsi, s’il y a 5 délégués du personnel dans l’entreprise, l’employeur peut se faire assister par un maximum de 4 personnes.

Toutefois, la pratique consistant, pour le chef d’établissement, lors de la réception mensuelle des délégués du personnel, à imposer la présence, en surnombre, de tiers choisis par lui est de nature à porter atteinte à l’exercice des fonctions représentatives – (3) Cass. Crim. 25 septembre 2007, n°06-84599.

 

 Réunion : la remise d’une note à l’employeur est-elle obligatoire ?

 

Avant chaque réunion, les délégués du personnel peuvent utiliser leur crédit d’heures de délégation afin de se préparer à la prochaine réunion. Il s’agit en effet d’établir les questions à poser à l’employeur et de centraliser les réclamations formulées par leur collègue de travail. De plus, cela permet, lorsqu’ils sont informés sur une thématique importante de la vie de l’entreprise, de travailler le sujet ensemble afin de pouvoir échanger au mieux avec l’employeur le jour de la réunion.

Sauf circonstances exceptionnelles, les délégués du personnel remettent à l’employeur une note écrite exposant l’objet des demandes présentées, deux jours ouvrables avant la date à laquelle ils doivent être reçus – Article L2325-12 du Code du travail.

L’employeur répond par écrit à ces demandes, au plus tard dans les six jours ouvrables suivant la réunion.

Les demandes des délégués du personnel et les réponses motivées de l’employeur sont, soit transcrites sur un registre spécial, soit annexées à ce registre.

Ce registre ainsi que les documents annexés sont tenus à la disposition des salariés de l’établissement désirant en prendre connaissance, pendant un jour ouvrable par quinzaine et en dehors de leur temps de travail.

Ils sont également tenus à la disposition de l’inspecteur du travail et des délégués du personnel.

 

Comment sont rémunérées les heures passées en réunion par les délégués du personnel ?

 

Ce que permet l’Article L2315-11 du Code du travail

 

Le temps passé par les délégués du personnel, titulaires ou suppléants, aux réunions est rémunéré comme temps de travail (1).

Ce temps n’est pas déduit du crédit d’heures dont disposent les délégués du personnel titulaires.

Rappelons que les délégués du personnel titulaires bénéficient du temps nécessaire à l’exercice de leurs fonctions dans la limite d’une durée qui, sauf circonstances exceptionnelles, ne peut excéder (2) :

  • 10 heures par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés ;
  • 15 heures par mois lorsque l’entreprise comporte au moins 50 salariés.

 

Les délégués du personnel qui exercent les attributions économiques du comité d’entreprise en l’absence de ce dernier et par suite de carence constatée aux dernières élections bénéficient, en outre, d’un crédit de 20 heures par mois (3).

Ce nombre d’heures de délégation peut valablement être augmenté par voie d’accord collectif.

 

La réunion mensuelle des délégués du personnel peut-elle se tenir en visioconférence ?

 

La loi Rebsamen du 17 août 2015 – Loi n°2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi, complétée par un décret – Décret n°2016-453 du 12 avril 2016 – relatif à certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel – donne la possibilité à de nombreuses instances représentatives du personnel d’assurer tout ou partie de leurs réunions en visioconférence.

Cela est notamment le cas du comité d’entreprise – Article L2325-5-1 du Code du travail – du comité central d’entreprise, du comité de groupe ou encore du CHSCT.

Toutes ces instances peuvent donc, plutôt que de se réunir « physiquement », procéder à des réunions « virtuelles » par visioconférence, permettant ainsi un gain de temps et d’argent, notamment dans l’hypothèse où tous les représentants du personnel ne travaillent pas sur le même site.

Toutefois, ni la Loi ni le décret n’offrent cette possibilité aux délégués du personnel. Par conséquent, les délégués du personnel ne peuvent se réunir par web-conférence. Cela peut peut-être s’expliquer par le fait que l’instance des délégués du personnel doit rester une instance de proximité.

 

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Maguy DUBOUSQUET
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