Le but de chaque compte-rendu de réunion d’association est de fournir la preuve de la réalité et de la régularité de ladite réunion. Et des délibérations adoptées. Le contenu des procès-verbaux varie évidemment en fonction des obligations imposées par le règlement intérieur et les statuts de l’association.
Le compte-rendu n’a pas pour vocation de retranscrire mot pour mot ce qui a été dit en assemblée, mais les points fondamentaux.
Pourquoi bien écrire un compte-rendu de réunion pour votre association ?
En tant que secrétaire, vous ne devriez pas être intimidé par le terme compte-rendu de réunion d’association ou de fédération. Par expérience, il est en fait un peu trompeur. Après tout, votre comité ou votre conseil ne veut pas ou n’a pas besoin d’un compte rendu des délibérations de réunion minute par minute ! Mais il est important de saisir l’essence de la réunion, y compris des détails tels que :
- Les décisions prises (motions, votes, etc.)
- Les prochaines étapes prévues
- L’identification et suivi des éléments d’action
Ce que doit contenir un compte-rendu de réunion d’association
En général, il contient les informations suivantes :
- date et heure de la réunion ;
- heure de clôture de la séance ;
- indication des membres présents et, si le vote par procuration est autorisé, des membres représentés, ainsi que de leur mandataire ;
- nom de l’association ;
- nom de l’organe appelé à délibérer : assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, conseil d’administration, bureau, commission… ;
- lieu de la réunion de cet organe ;
- mode de convocation et date d’envoi de la convocation ;
- nom du président de séance et du secrétaire de séance ;
- nom et qualité des personnes signant le procès-verbal ;
- ordre du jour et liste des documents joints à l’ordre du jour ;
- résultat du vote faisant apparaître les votes positifs, négatifs, les abstentions, les bulletins blancs ou nuls ;
- résumé des débats et des interventions, en faisant clairement mention des éventuels incidents de séance ;
- texte des résolutions soumises au vote ;
Et n’oubliez pas, pour vous aider dans cette tâche, vous pouvez faire appel à une agence experte en rédaction de compte-rendu.