Dans la vie de votre entreprise, les événements importants (approbation des comptes de résultat, répartition des bénéfices, etc.), doivent être scrupuleusement notés en bonne et due forme dans un document légal appelé procès-verbal d’assemblée générale. Ce document doit respecter une certaine forme et contenir des informations légales obligatoires sur la tenue des échanges lors de l’assemblée générale qui se tient une fois l’an. Au même titre que les comptes sociaux, le dépôt du PV est une démarche obligatoire qui informe les tiers de la situation financière et sociale de l’établissement.
Voyons en détail tout ce qu’il y a à savoir sur ce document.
Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale ?
Le procès-verbal d’assemblée générale est une démarche obligatoire et nécessaire pour toute entreprise. C’est un rapport formel qui rend compte des décisions prises lors de la tenue de l’assemblée générale des associés et actionnaires. Il doit respecter une certaine forme et doit être rédigé par une personne habilitée. Tout ce qui est contenu dans le PV est considéré comme vrai et sert aux tiers, notamment à l’État, pour s’informer sur la situation financière d’une société.
Que doit contenir le procès-verbal et qui doit le rédiger ?
C’est un membre de l’organe exécutif (gérant ou président selon la forme sociale) qui en principe doit rédiger le procès-verbal. Toutefois dans la pratique, un employé de la société (secrétaire ou autre) peut se charger de cette tâche ou un avocat compétent. On parle d’acte dressé sous seing privé.
Dans certains cas, il peut être rédigé, sur demande, par un officier ministériel (un notaire par exemple). On parle alors d’acte authentique.
Le procès-verbal d’assemblée générale doit comprendre les informations suivantes :
- Date et le lieu de la réunion
- Les noms, prénoms et qualité du président de l’assemblée
- Les noms et prénoms des associés et actionnaires présents (à noter que ceux-ci peuvent être présents via visioconférence ou être représentés par un mandataire muni d’une procuration) ainsi que leurs nombres de parts sociales respectives
- Les documents, rapports, comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes) et toutes autres informations soumises à l’assemblée
- Un résumé des débats intervenus
- Le résultat des votes
- La mention éventuelle de tout incident technique venu perturber le bon déroulement de la réunion
Pour une SAS :
- Nom et prénoms des deux scrutateurs
- Le mode de convocation
- L’ordre du jour
- Le quorum atteint
Le document doit ensuite être signé et paraphé par le(s) gérant(s) et le président de l’assemblée, pour la SARL, et chaque membre du bureau du conseil d’administration ainsi que les deux scrutateurs, pour la SAS.
Cas de la SAS et de l’entreprise à associé unique
Pour la SAS toutefois, notez que la loi ne réglemente pas la forme du procès-verbal. Ainsi, c’est dans les statuts de ladite SAS que la forme du PV devra être dictée.
Si l’entreprise possède un associé unique (SASU, EURL), alors la signature lors du dépôt des comptes sociaux auprès du Tribunal de commerce fait office de procès-verbal d’assemblée générale.
Correction du procès-verbal
À noter qu’il est tout à fait possible de corriger un PV d’AGOA. Il suffit de barrer les mots à supprimer, d’ajouter un astérisque et de porter les corrections en marge du document. Ensuite, à la fin du PV, noter le nombre de mots supprimés par cette correction. Tout changement doit être paraphé à l’endroit de la correction par les signataires initiaux.
Le procès-verbal est donc un document obligatoire à toute entreprise. Il reprend toutes les décisions importantes prises entre ses associés, informe l’État de sa situation et la protège en cas de litige.
Si la rédaction du procès-verbal est l’apanage d’une personne spécifiquement désignée au sein de l’entreprise, rien n’empêche celle-ci de faire appel à des prestataires, tels que ceux de Points-et-Virgules, pour l’aider dans cette tâche chronophage. Ainsi, seule la version finale restera à sa charge.